Konsultan Hukum Jakarta – Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat dewasa ini mendorong banyak perusahaan untuk menggunakan sistem kerja di luar kantor yang kita kenal sebagai virtual office atau kantor virtual. Virtual office merupakan tren baru di kalangan perusahaan yang semakin banyak diminati.
Apa Itu Virtual Office?
Virtual office adalah alamat yang digunakan bersama oleh beberapa perusahaan. Alamat ini resmi dan mendapatkan izin yang dapat dipakai untuk keperluan surat-menyurat, dikelola oleh resepsionis asli secara profesional. Bedanya, ia adalah jenis jasa kantor non-fisik yang disewa beberapa perusahaan guna memperoleh fasilitas-fasilitas yang ditawarkan dalam jangka waktu tertentu sesuai kebutuhan. Jadi, pemilik usaha tidak perlu menyewa gedung perkantoran untuk tempat usahanya. Hal ini tentunya sangat menguntungkan bagi perusahaan yang menggunakan jasa virtual office.
Keuntungan Menggunakan Jasa Virtual Office
Sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa virtual office, penting untuk memahami keuntungan dan kelemahan yang ditawarkan. Berikut beberapa keuntungan menggunakan jasa virtual office:
- Menghemat Biaya Operasional Kantor Memiliki bangunan kantor sendiri memerlukan biaya yang besar, termasuk biaya operasional kantor. Dengan menggunakan jasa virtual office, pemilik usaha dapat menghemat anggaran perusahaan karena tidak perlu memikirkan biaya operasional yang besar.
- Fleksibilitas dalam Pindah Kantor Jasa pengelola virtual office memberikan berbagai fasilitas dan paket sewa yang bervariasi sesuai dengan kebutuhan penyewa. Perusahaan penyewa dapat berpindah jasa ke penyewa lain dengan mudah tanpa harus membawa perabotan kantor.
- Meningkatkan Branding Perusahaan Pengelolaan alamat perusahaan sebagai mailing address akan dikelola secara profesional oleh penyedia jasa virtual office. Dengan demikian, kantor tetap memiliki alamat resmi yang diakui keberadaannya.
- Bekerja Lebih Fleksibel Jika perusahaan memiliki karyawan freelance, keputusan untuk menyewa virtual office sangat tepat. Karyawan dapat bekerja dari luar daerah dan tetap dapat mengirimkan dokumen atau file secara digital.
Kekurangan Jasa Virtual Office
Namun, ada juga beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan:
- Izin Usaha Terbatas Izin usaha untuk perusahaan virtual office, seperti TDP, hanya diberikan untuk satu tahun dan dapat diperpanjang. Berbeda dengan perusahaan yang memiliki kantor fisik yang dapat memperoleh izin untuk jangka waktu hingga lima tahun.
- Kurangnya Interaksi Karyawan dan pemilik usaha yang bekerja secara remote dapat mengalami kurangnya interaksi langsung, yang biasanya hanya dilakukan melalui telepon, chat, atau video conference call.
- Kesulitan Survey Tempat Usaha Apabila ada klien atau pemerintah yang ingin mengadakan survey tempat usaha, virtual office dapat menjadi kendala karena tidak memiliki alamat fisik yang jelas.
Bisnis yang Tidak Dapat Menggunakan Virtual Office
Ada beberapa bidang usaha yang tidak dapat menggunakan kantor virtual karena diwajibkan memiliki alamat kantor secara fisik sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam undang-undang. Berikut beberapa bidang usaha tersebut:
- Pariwisata Berdasarkan peraturan Menteri Pariwisata terbaru tentang penerbitan Tanda Daftar Usaha Pariwisata atau TDUP (Permenpar 10/2018), lokasi usaha pariwisata merupakan syarat mutlak penerbitan TDUP.
- E-Commerce Salah satu bidang usaha yang tidak boleh menggunakan kantor virtual adalah e-commerce. Pemerintah mewajibkan e-commerce memiliki kantor fisik untuk memberikan perlindungan kepada konsumen mengingat angka kriminalitas seperti penipuan yang kerap kali terjadi.
- Konstruksi/Properti Bidang usaha konstruksi wajib memiliki berbagai perizinan khusus seperti Izin Gangguan dan Pengusaha Kena Pajak (PKP). Usaha properti juga memerlukan lokasi fisik karena melibatkan aktivitas jual beli dengan biaya besar.
- Event Organizer Event organizer berhubungan dengan banyak mitra kerja seperti akomodasi, catering, transportasi, dan lain sebagainya. Kejelasan lokasi dan kantor fisik wajib dimiliki untuk menjalankan usahanya dengan baik.
- Transportasi Usaha dalam bidang transportasi wajib memiliki lokasi perusahaan yang jelas. Hal ini penting terkait dengan amanah pelanggan dalam pengiriman dan penerimaan barang, seperti pada perusahaan taksi yang sudah memiliki nama besar di Indonesia.
Demikian beberapa bisnis yang tidak dapat menggunakan virtual office. Memahami keuntungan dan kekurangan dari penggunaan virtual office sangat penting sebelum memutuskan untuk menggunakannya. Semoga informasi ini bermanfaat dan menambah pemahaman Anda.
Baca artikel lain seputar bisnis disini
